Certification NF525

5.1.1.1

Crisalid désigne FOLNY régis Directeur technique en tant que responsable qualité secondé par Gregory Gallier-Lachaise pour le maintien de la qualité et de la mise en œuvre des règles de certification.

5.1.1.2

Le service qualité se tient informé de l’évolution de la réglementation auprès d’infocert et diffuse l’information aux différents services concernés.

5.1.1.3 (4.4.1.2-4.4.1.3)

Chaque nouvelle fonctionnalité est soumise aux tests et rédaction des fiches de test de test et doit répondre aux exigences NF525 comme décrit dans le document “Rédaction du lexique des fonctionnalités”

Services associés

5.1.2.1

la documentation technique est disponible sur Google Site et répond aux exigences 5.1.4

5.1.2.2

la liste des paramètres est disponible sur Google site

5.1.2.3

Si Crisalid réalise la livraison, le paramétrage et l’installation du produit, un document démontrant la conformité du produit avec les paramètres utilisés lors de l’installation sera fourni avant prise en main par le client.

5.1.2.4

Crisalid conserve pour les versions en cours de maintenance, l’ensemble des documents, programmes et paramètres livrés. Chaque utilisateur et revendeur est tracé le serveur de licence et dans le Calepin technique de suivi client.

5.1.2.5

Plusieurs type de contrat de maintenance sont proposés aux utilisateurs et sont disponibles en ligne dans la rubrique assistance et maintenance sur www.crisalid.com ainsi que les CGV.

Fournitures associées

5.1.3.2

Crisalid Backup sauvegarde toutes les données faisant l'objet de signatures électroniques définies en 5.6 ainsi que l’ensemble des données exigées en 7.

Toutes les bases de données, les pistes d’audit et les archives fiscal font partie du package de sauvegarde

5.1.3.3

L'outil de restaurant des bases de données garantie la cohérence de restauration des bases de données pour toutes les données exigées en

5.4.1.2 Le JET n'est pas modifiable ni effaçable par une fonction du logiciel.

5.4.1.3 La structure des données du JET fait parti intégrante de la base de donnée du logiciel

Gestion des données de la piste d’audit

5.4.2.1 Le JET doit permettre d’entrer la raison de la modification apportée aux paramètres et données de gestion dont la traçabilité est exigée au paragraphe 7.

5.4.2.2 Le JET ne peut pas être consultée par l’utilisateur.

5.4.2.3 En cas de modification de données de gestion ou d’un paramètre qui nécessite un enregistrement dans la structure du fichier ou de la donnée du JET, le logiciel conserve la valeur précédente de ce champ de donnée.

5.4.2.4 Chaque accès aux données exclusives de la piste d’audit sont enregistrés dans la piste d'audit.

Données du JET

5.4.3.1 Le logiciel gère la liste des opérations à enregistrer dans la JET définie en 7.2.5.

5.4.3.2 non concerné

5.4.3.3 non concerné

5.4.4 Fonction Archive fiscale

5.4.4.1 les archives créer contiennent les documents obligatoires

5.4.4.2 le JET trace la génération de l'archive fiscal

5.4.4.3 les fichiers d'archives sont ouverts et sécurisé

5.4.4.4 l'ensemble des informations légales est archivé

5.4.4.5 les informations sont archivées dans leur ensemble à chaque archivage

5.4.5 Gestion des archives fiscales

5.4.5.1 les fichier d'archives sont des fichiers textes zippés et sont exploitables hors de l'application :

5.4.5.2 les fichier contiennent les donnée élémentaires

5.4.6 Données des archives fiscales

5.4.6.1 l'archive contient toutes les données du logiciel

5.4.6.2 la date de création de l'archive est contenu dans le fichier 7zip

5.4.6.4 les données d'encaissements sont contenu dans l'archive fiscale

5.4.6.5 la liste des données constituant la signature est contenu dans l'archive.

Conservation permanente des données d’encaissement

les données du logiciel sont conservés en permanence et sauvegardées en ligne

Gestion de la purge des données d’encaissement

pas de possibilité de purge des données.

5.4.9 Conservation externe sur SAS

non concerné

Administration du logiciel

5.4.10.1 le logiciel gère les niveaux d’autorisation et les droits d’accès des utilisateurs

5.4.10.2 Le logiciel permet d’éditer la liste des utilisateurs et de leurs droits d’accès.

5.4.10.3 Le logiciel associe les tickets à l’utilisateur

5.4.10.4 Le logiciel permet d’archiver et de tracer les changements de version du logiciel dans la piste d’audit.

Sauvegarde

5.4.11.1 Crisalid propose sa solution de sauvegarde Crisalid Backup

5.5.1 Enregistrement électronique

5.5.1.1 les documents électroniques sont générés sous forme de documents pdf non modifiable

5.5.1.2 le système de restitution ne peux altérer l'intégrité des données.

5.5.2 Traçabilité

5.5.2.1 non concerné

5.5.2.2 non concerné

Check-list de contrôle

5.5.3.1 Le logiciel permet de visualiser sur demande l’état (check-list) des variables d’environnement d’exploitation du système peut être rapproché de la documentation du système.

5.5.3.2 Le logiciel sait restituer les données contenues dans la piste d’audit pour produire une synthèse des évènements d’une période non purgée depuis le serveur de caisse

Sécurité des données

Intégrité

5.6.1.1 Le gestionnaire de base de donnée sait identifier les violations à l’intégrité physique des structures de données contribuant à la génération des archives fiscales et pistes d'audit des périodes en cours ou des périodes archivées ou historisées.

5.6.1.2 Le contrôle d’intégrité détecte les erreurs identifiées et conserve l’enregistrement des erreurs dans la piste d’audit

Sécurité des enregistrements

5.6.2.1 Les enregistrements réalisés par les logiciels pour les fonctions définies en 6 sont sécurisés selon les règles définies en 6.2 pour les données d’encaissement identifiées en 7.

5.6.2.2 Les enregistrements d'archive des logiciels pour les fonctions définies en 7 doivent être sécurisés contre la suppression complète des fichiers d'archive.

Signature électronique

5.6.3.1 Le système propose l'apposition d'une signature électronique EdDSA (Edwards (curves) Digital Signature Algorithm) asymétrique conforme aux recommandations administratives pour les pièces justificatives.

5.6.3.2 Le système propose l'apposition d'une signature électronique EdDSA (Edwards (curves) Digital Signature Algorithm) asymétrique conforme aux recommandations administratives pour les fichiers.

5.6.3.3 La signature électronique est asymétrique avec clé publique et clé privée.

5.6.3.4 Crisalid met tout en oeuvre afin de garder confidentialité de sa clé privée.

5.7 Aide au contrôle administratif

5.7.1 Restitution des données comptables

non concerné

5.7.2 Aide aux modalités de contrôle

Crisalid propose un logiciel permettant la vérification de la signature électronique et le JET utilisée dans le logiciel.

serveur de caisse : HTTP://localhost:33003/audit

SYSTEMES D’ENCAISSEMENT

Identification des enregistrements

Identification des données d’encaissement

6.1.1.1 Chaque enregistrement possède un UID et un numéro de ticket unique

6.1.1.2 Le numéro de ticket est unique, continu et chronologique

6.1.1.3 L’affection du numéro de ticket est irréversible et intangible

6.1.1.4 Chaque ticket est unique et attaché à un identifiant unique

6.1.2 Identifiant dans les écritures comptables

non concerné

Traitement de la séquence continue

non concerné car pas de discontinuité

Méthode de sécurisation

Sécurité des données d’encaissement

6.2.1.1 Le système s’assure que toutes les altérations aux données de ventes et/ou aux données d’encaissement enregistrées sont détectables et enregistrées dans la piste d’audit.

6.2.1.2 La sécurisation au niveau de chaque donnée élémentaire consiste à rendre intangible chaque enregistrement des données élémentaires.

6.2.1.3 La sécurisation au niveau de chaque pièce justificative se fait par la signature électronique définie en 6.2.3.

6.2.2 Sécurité des archives

Note : concerne les données produites par le logiciel et exportées (externes au système).

6.2.2.1 Le logiciel doit associer une signature électronique tel que défini en 7. aux fichiers d’archive.

6.2.3 Signature électronique

6.2.3.1 La signature électronique est produite au moment de l’impression de la pièce justificative définie en 6.7 et lors du règlement dans le cas où la pièce justificative n’a pas été imprimée préalablement.

6.2.3.2 La signature est construite en utilisant les données d’encaissement et selon les règles définies 7. pour chaque pièce justificative correspondante :

- Ticket

- Grand total ticket

- Facture

- Grand total période

- Grand total exercice

- Événement du JET

- Archives

- Administration du logiciel

6.2.3.3 La signature est construite en utilisant les zones définies en 7. pour chaque type de fichier :

- ticket

- Grand total ticket

- Facture

- Grand total période

- Grand total exercice

- Piste audit

- Archives

6.2.4 Sécurité des données externes

6.2.4.1 Crisalid Backup sauvegarde et garanti l’intégrité et la pérennité des données d’encaissement pour les périodes correspondant à l’utilisation du logiciel certifié.

6.2.4.2 Le système respecte les exigences de sécurité définies en 5.6.

Identification des données à sécuriser

Données d’encaissement

6.3.1.1 Le logiciel gère, enregistre, sécurise et restitue selon les modalités d’enregistrement définies défini en 7 les types de pièces justificatives suivantes :

- Note

- Ticket d’encaissement

- Factures

6.3.1.2 Le logiciel gère la notion de:

• personne physique: NOM-PRENOM

• personne morale : RAISON SOCIALE

Données d’administration du logiciel

6.3.2.1 Les données conservées sont définie en 7.1.

6.3.2.2 Les données utilisées pour la Signature électronique sont définie en 7.2.

Données d’enregistrement d’opérations

6.3.3.1 Le logiciel a une procédure d'enregistrement des opérations définies en de 6.3.4 à 6.4.6 (traitement ou opération) et qui affecte un identifiant unique et continue.

6.3.3.2 Le logiciel enregistre toute opération portant sur les données identifiées en 6.3.

6.3.3.3 Toute annulation d’opération se fait sous la forme d’une génération automatique d’un mouvement de compensation totale

6.3.3.4 Toute annulation d’opération fait l’objet d’un enregistrement dans la piste d’audit et est justifié par un commentaire ou un code documenté indiquant la raison. Le numéro de séquence

continue n'est pas altéré.

Données d’opération de fermeture définitive de vente

6.3.4.1 Les différents états de saisie d'une vente ou d'une transaction se concluent par un état final qui est la fermeture définitive.

6.3.4.2 La fermeture définitive de vente est l'opération qui fige définitivement les pièces justificatives définit en 6.7 et dont les données d’encaissement sont définies en 7.1.

6.3.4.3 La fermeture définitive de vente est un traitement postérieur d’encaissement et ne permet plus aucune évolution de la pièce justificative.

6.3.4.4 L’opération de vente est équilibrée (débit-crédit) par une opération d’encaissement ou de transfert sur compte.

Enregistrement des données du ticket

6.3.5.1 Le logiciel effectue l’enregistrement de toutes les données préalablement à l’impression ou la transmission sous format dématérialisé du ticket.

Enregistrement des données de la facture

6.3.6.1 Dans le cas où le client demande une facture, l’enregistrement du ticket correspondant, dont l’encaissement a été enregistré, est enrichi des mentions obligatoires et réglementaires

applicables à une facture.

6.3.6.2

non concerné.

Enregistrement des duplicatas du ticket

6.3.7.1 Le logiciel conserve un indicateur “imprime=”O” permettant de savoir si le ticket a bien été imprimé.

Traitements et opérations périodiques

6.4.1 Traitement du fond de caisse

le traitement de fond de caisse se fait à chaque reprise d’activité après clôture;

6.4.1.1 Le logiciel fourni une fonction de traitement de fond de caisse.

6.4.1.2 Le traitement de fond de caisse propose la génération d’un journal de synthèse (journal de caisse) et d’un journal détaillé des opérations effectuées pour justifier la situation de la caisse au

moment de l’enregistrement du traitement.

6.4.1.3 Ce journal contient les informations relatives aux processus et aux données:

– date de traitement ;

– heure d’enregistrement ;

– numéro séquentiel de journal ;

– identification de la caisse faisant l’objet du traitement (si plusieurs caisses)

- identification de l’opérateur.

6.4.1.4 non concerné

6.4.1.5 non concerné

Traitement de clôture périodique

6.4.2.1 La clôture de période est au minimum « quotidienne » et mensuelle en respectant la règle appliquée au quotidien.

6.4.2.2 La clôture périodique permet de réaliser l’édition d’un état retraçant les principaux cumuls des opérations effectuées pour la période clôturée et contient :

– date de clôture ;

– heure de clôture ;

– numéro séquentiel de clôture ;

– identification de la caisse faisant l’objet de la clôture (si plusieurs caisses) ;

– reprise du cumul du grand total de la précédente clôture ;

– grand total de la période clôturée.

Traitement de clôture de période

6.4.3.1 Chaque clôture de période s’effectuer avant l’ouverture de la période suivante.

6.4.3.2 Le système prévoit une période de clôture mensuelle, ainsi qu'une période de clôture dite "quotidienne".

6.4.3.3 La clôture de la période rend impossible toute opération complémentaire sur cette période. Les méthodes de sécurisations décrites en 5.8.2.1 et 5.8.2.2 sont s'appliquées.

6.4.4 Génération des écritures comptables

non concerné

6.4.5 Transfert en comptabilité

non concerné

Fonctions spéciales

6.4.6.1 Pour le logiciel Crisalid les fonctions spéciales possibles sont:

– Ticket d’événements

- opération de maintenance.

6.4.6.2 Les enregistrements des fonctions spéciales font l’objet d’un identifiant spécifique.

6.4.6.3 La saisie de commande, la production et l’impression de tickets, le logiciel identifie explicitement que le ticket imprimé et l’enregistrement des données d’encaissement proviennent de la fonction spéciale. Ils n'affiche pas de montant et contiennent la mention « NON VALABLE POUR ENCAISSEMENT » avec une taille de police a minima identique aux autres parties imprimées.

6.4.6.4 La documentation comporte une description de l’utilisation et du mode de fonctionnement de chaque fonction spéciale autorisée disponible dans le logiciel.

6.4.6.5 Chaque utilisation des fonctions spéciales disponibles dans le logiciel font l’objet d’un enregistrement dans le fichier de la piste d’audit.

Traitements génériques

Piste d’audit – traçabilité

La piste d’audit porte sur les données présentes et requises dans les enregistrements et traitements concernant :

Les notes

Les tickets

Les factures

Les encaissements

Les écritures comptables

6.5.1.1 La fonction de piste d’audit doit enregistrer pour chaque opération identifiée en 5.4.3.1 en conservant les données définies en 5.4.3.3

6.5.1.2 La fonction de traçabilité permet de conserver au sein des données d'encaissement l'historique des changements apportés de façon manuelle ou automatique définis en 7.1 et 7.2 et

classé R et M.

6.5.1.3 La fonction de traçabilité permet de conserver pour chaque zone en 7.1 la valeur avant et après changement ainsi que les informations sur la date et l'opérateur.

Archivages

Note : L’archivage d’audit porte sur les données présentes et requises dans les enregistrements et traitements concernant :

• Les notes

• Les tickets

• Les factures

• Les encaissements

6.5.2.1 Les données d’exécution du traitement de fond de caisse doivent font l’objet d’un archivage.

6.5.2.2 Les données de la clôture de période doivent font l’objet d’un archivage.

6.5.2.3 non concerné

6.5.2.4 Les exigences concernant l’archivage fiscal définies aux paragraphes 7. s’appliquent.

6.5.2.5 Le logiciel propose l'archivage des données d’encaissement : tickets, factures, journal de rapprochement d’encaissement du traitement de fond de caisse.

6.5.2.6 non concerné

6.5.2.7 La procédure d’archivage concerne des données élémentaires et non des données agrégées

6.5.2.8 non concerné

Fonction Sauvegarde / Restauration

6.5.3.1 Toute exécution de la fonction de sauvegarde est enregistrée dans la piste d’audit.

6.5.3.2 Toute exécution de la fonction de restauration est enregistrée dans la piste d’audit après exécution.

6.5.3.3 La fonction de restauration n'impacte pas les données de la piste de d'audit

Transmission de données de contrôle fiscal

Administration du logiciel

Données d’administration du logiciel

6.6.1.1 Les exigences définies aux paragraphes 5.4.10 s’appliquent.

6.6.1.2 Le logiciel restitue l'ensemble des fonctions spéciales enregistrées pour un utilisateur.

Paramètres généraux

6.6.2.1 La modification des paramètres de l’impression du ticket impactant le respect des présentes règles de certification doit fait l’objet d’un enregistrement dans le fichier de la piste d’audit.

6.6.2.2 Dans le cas d’une utilisation du logiciel de l’impression du ticket avec un paramétrage non respectueux des présentes règles, le format du ticket permettre d’identifier les tickets imprimés durant l’application de ces paramètres.

Paramètres d’exploitation

6.6.3.1 La documentation comporte une description des paramètres relatifs à l’identification de l’entreprise et présent sur les documents fournis aux clients tel que défini aux paragraphes 5.1

6.6.3.2 La modification des paramètres du logiciel doit fait l’objet d’un enregistrement dans le fichier de la piste d’audit.

Gestion des pièces justificatives

Note

6.7.1.1 La note remise au client doit contient les éléments définis dans les tableaux en 7.1

6.7.1.2 La note imprimée contient la mention « DOCUMENT PROVISOIRE ».

6.7.1.3 Lorsque le paiement d’une note est partagé à parts égales ou non entre plusieurs consommateurs, le système de caisse permet d’éditer la note détaillée en indiquant le montant du par

consommateur.

Justificatif de paiement

6.7.2.1 Lorsque le règlement de la note partagée est enregistré, un ou plusieurs justificatif(s) pourra (ont) être imprimé(s), chacun contenant le montant réglé par chaque consommateur dans la limite du montant total de la note.

6.7.2.2 Le justificatif contient la mention « JUSTIFICATIF NON VALABLE POUR ENCAISSEMENT».

Ticket

6.7.3.1 Le ticket contient toutes les mentions obligatoires demandées sous le format NF 525.

6.7.3.2 Le logiciel imprime sur demande l’ensemble des informations exigées au 6.8.1.

6.7.3.3 Tout ticket est imprimable.

6.7.3.4 le système détecte préalablement que l'imprimante ticket est indisponible alors la demande de nouvelles impressions n'est plus possible jusqu'à la remise en fonctionnement de l'imprimante et un enregistrement est fait dans la piste d'audit pour signaler l'événement.

6.7.3.5 Le logiciel conserver un indicateur permettant de savoir si le ticket a bien été imprimé

6.7.3.6 L'impression du ticket repecte les exigences légales 3.1.

6.7.3.7 Le logiciel prévoit l’impression obligatoire des tickets et des notes conformément aux dispositions réglementaires en vigueur. (Cf. 3. Et 6.9).

6.7.3.8 La restitution contient pour chaque type de catégories de données définies en 7, les zones exigées au niveau de chaque document (pièce justificative) ou une fois par ticket.

Grand total ticket

6.7.4.1 Le grand total ticket contient et archive les données exigées en 7.1.4

Grand total période

6.7.5.1 Le grand total période contient et archive les données exigées 7.1.4

6.7.5.2 Chaque changement de période est identifié par le système et déclenche la génération du Grand total période tel que défini en 7.2.4

6.7.5.3 Le Grand total période est conservé de manière permanente au sein du système.

Facture

6.7.6.1 Les factures contiennent les adresses renseignées de l’entreprise émettrice de la facturation.

6.7.6.2 Le logiciel gère la notion de champ obligatoire (nom du client et le code postal) dans les adresses.

6.7.6.3 La restitution contient les informations complémentaires à un ticket définie en 7 pour les zones sélectionnées au niveau de chaque pièce justificative ou une fois par facture.

Grand total Exercice

6.7.7.1 Le grand total exercice contient et archive les données exigées en 7.1.4.

Restitution du ticket

6.8.1.1 La restitution au niveau de chaque pièce justificative ou une fois par ticket :

• Données élémentaires d’une ligne de ticket

• Restitution au niveau de chaque montant intermédiaire de chaque pièce justificative ou une fois

par ticket

• Restitution au niveau de chaque montant de chaque pièce justificative ou une fois par ticket

• Données élémentaires d’une ligne de compte consommateur du ticket, quand applicable

• Données élémentaires au niveau de chaque ligne de règlement

• Restitution d’une partie de la signature électronique de chaque pièce justificative

4 Caractères minimum correspondant à des zones (ci-dessus) prises à partie de la signature (voir 7.1.6.1)

Etats récapitulatifs

6.8.2.1 Le logiciel permet la production des états de consolidation selon les recommandations métiers à partir de l’ensemble de l’historique des données enregistrées.

Recommandations métier

Exigences métier

6.9.1.1 Le logiciel doit permet de respecter les exigences métier ou réglementaires reconnues pour chaque profession et identifiées dans les références informatives

Note : en Mars 2014 : tous les tickets ou notes d’un montant supérieur à 25€ sont obligatoirement

imprimés. Selon les professions, les tickets ou notes d’un montant inférieur ne sont pas

obligatoirement imprimés systématiquement, mais sont imprimables sur demande du

consommateur. Par exemple, en restauration, tous les tickets/notes doivent être imprimés, quel que

soit leur montant.

DONNÉES D’ ENCAISSEMENT

X = signifie obligatoire

C = Signifie que la donnée peut ne pas être gérée, mais si elle existe alors elle doit être utilisée, ou que la

donnée doit être utilisé lorsque applicable.

O = Signifie Optionnel, le choix est laissé au fabricant.

R = Signifie REQUIS et Exigé et présent dans les données.

M= Signifie REQUIS et Exigé dans l’outil de traçabilité quand absent dans les enregistrements des données

D=Données d’encaissement

T=Traçabilité

A=Archives

IN=Impression Note

IT=Impression Ticket

IF=Impression Facture

Pièce justificative d’encaissement

Ticket

7.1.1.1

Le logiciel gère les données d’entête d’encaissement définies dans le tableau ci-dessous

(Bases de données : T=DATA, N=CONFIG)

En rouge les modification survenue dans la NF525 1.1